Yrityksen menestys rakentuu ihmisistä, osaamisesta ja hyvistä päätöksistä, mutta myös fyysisellä työympäristöllä on oma roolinsa.

Hyvin suunnitellussa tilassa työskentely on sujuvaa, tarvittavat välineet löytyvät oikeista paikoista ja tilat palvelevat oikeasti niitä tehtäviä, joita niissä todella tehdään. Olipa kyse toimistosta, varastosta tai tuotantotilasta, pienetkin ratkaisut voivat vaikuttaa tehokkuuteen, turvallisuuteen ja henkilöstön viihtyvyyteen. Työtiloja kannattaa siksi tarkastella investointina, jonka vaikutukset ulottuvat yksittäistä työpistettä paljon laajemmalle.

Työympäristö vaikuttaa työn sujuvuuteen

Työtila toimii parhaimmillaan lähes huomaamatta. Tavarat ovat siellä, missä niitä tarvitaan, kulkureitit pysyvät vapaina ja työntekijä pystyy keskittymään varsinaiseen tehtäväänsä. Huonosti suunnitellussa ympäristössä aikaa puolestaan kuluu tavaroiden etsimiseen, tarpeettomaan liikkumiseen ja työpisteen jatkuvaan järjestelyyn.

Sama periaate koskee hyvin erilaisia yrityksiä. Toimistossa olennaisia voivat olla sähköpöydät, työtuolit, säilytysratkaisut ja akustiikka. Varastossa huomio siirtyy esimerkiksi hyllyihin, kuljetusvaunuihin, nostolaitteisiin ja pakkauspisteisiin. Tuotantotiloissa kalusteiden pitää lisäksi kestää käyttöä ja tukea työvaiheiden järkevää järjestystä.

Työympäristöä uudistettaessa kokonaisuutta ei tarvitse rakentaa useiden eri toimittajien varaan. Esimerkiksi AJ Tuotteet tarjoaa yli 15 000 tuotteen valikoiman toimistoihin, varastoihin, tuotantotiloihin ja muihin työympäristöihin. Yrityksen kannattaa silti lähteä liikkeelle omista tarpeistaan. Ensimmäiseksi on hyvä selvittää, missä työ hidastuu ja millaiset ratkaisut poistaisivat nämä esteet.

Tärkeää on tarkastella tilaa työntekijän näkökulmasta. Jos varastotyöntekijä hakee jatkuvasti pakkausmateriaaleja toiselta puolelta tilaa tai toimistossa yhteiskäyttöiset välineet ovat hankalasti saavutettavissa, ongelma voi vaikuttaa pieneltä. Toistettuna kymmeniä kertoja päivässä siitä syntyy kuitenkin tarpeetonta työtä.

Ergonomia on investointi henkilöstöön

Ergonomia yhdistetään usein työtuoliin ja oikeaan istuma-asentoon, vaikka kyse on huomattavasti laajemmasta kokonaisuudesta. Tavoitteena on sovittaa työ, työvälineet ja ympäristö ihmiselle mahdollisimman hyvin. Tämä koskee yhtä lailla tietokonetyötä, pakkaamista, tavaroiden siirtämistä kuin tuotantotyötä.

Toimistossa korkeussäädettävä pöytä antaa mahdollisuuden vaihdella työasentoa päivän aikana. Säädettävä työtuoli puolestaan voidaan mukauttaa käyttäjän mittoihin. Näytön korkeuteen, valaistukseen ja käsien asentoon liittyvät ratkaisut täydentävät kokonaisuutta. Yhtä ainoaa oikeaa työasentoa ei ole, vaan olennaista on välttää saman asennon ylläpitämistä tarpeettoman pitkään.

Fyysisessä työssä ergonomian merkitys näkyy eri tavalla. Toistuvat nostot, kumartuminen ja tavaroiden kantaminen voivat kuormittaa kehoa voimakkaasti. Nostopöytä voi tuoda käsiteltävän tavaran sopivalle korkeudelle, ja kuljetusvaunu voi korvata käsin kantamisen. Korkeussäädettävä pakkauspöytä taas mahdollistaa työpisteen mukauttamisen eri työntekijöille.

Ergonomiaa ei siksi kannata nähdä pelkkänä henkilöstöetuna. Työterveyslaitos korostaa työtilojen ja työvälineiden suunnittelussa sitä, että ergonomialla voidaan vähentää tarpeetonta kuormitusta sekä tukea työn sujuvuutta ja turvallisuutta. Yritykselle tämä tekee ergonomiasta myös toiminnallisen kysymyksen.

Järkevä tilankäyttö vähentää turhaa työtä

Yrityksen käytössä olevat neliöt maksavat, joten niiden hyödyntämisellä on taloudellista merkitystä. Ratkaisu ei silti ole tavaroiden mahduttaminen mahdollisimman pieneen tilaan. Liian täyteen ahdettu työympäristö voi hidastaa liikkumista ja vaikeuttaa tavaroiden käsittelyä.

Varastossa korkeussuunnan hyödyntäminen on yksi ilmeisimmistä keinoista lisätä säilytyskapasiteettia ilman suurempaa toimitilaa. Kuormalava- ja varastohyllyillä tuotteet voidaan sijoittaa järjestelmällisesti eri tasoille. Pientavaroille puolestaan voidaan rakentaa omat laatikostot ja hyllypaikat.

Sijoittelussa kannattaa huomioida myös tavaroiden käyttötiheys. Usein tarvittavat tuotteet ja työvälineet on järkevää pitää helposti saavutettavissa. Harvemmin käytettävät tavarat voidaan sijoittaa kauemmas. Periaate kuulostaa yksinkertaiselta, mutta sen vaikutus kasvaa ympäristössä, jossa työntekijät käsittelevät päivän aikana suuren määrän tuotteita.

Toimistossa tilankäyttöön liittyvät tarpeet ovat erilaisia. Kaikki työ ei vaadi henkilökohtaista työpistettä, mutta vastapainoksi voidaan tarvita hiljaisia tiloja keskittymiseen sekä paikkoja palavereille ja yhteistyölle. Pinottavat tuolit, taitettavat pöydät ja siirreltävät kalusteet mahdollistavat saman tilan käyttämisen useampaan tarkoitukseen.

Tilankäyttöä kannattaa arvioida myös kulkureittien kautta. Työpisteiden välisen liikenteen pitäisi olla mahdollisimman selkeää. Tämä korostuu varastoissa ja tuotannossa, joissa samassa ympäristössä voivat liikkua ihmiset, vaunut, pumppukärryt ja muut tavarankäsittelyn välineet.

Muunneltavat tilat kasvavat yrityksen mukana

Harvan yrityksen tilantarve pysyy täysin samanlaisena vuodesta toiseen. Henkilöstömäärä voi kasvaa, tuotevalikoima laajentua tai työn tekemisen tavat muuttua. Verkkokaupan kasvu voi esimerkiksi lisätä pakkaamiseen tarvittavaa tilaa, vaikka yrityksen muu toiminta säilyisi lähes ennallaan.

Tämän vuoksi työtilaa suunniteltaessa kannattaa katsoa hieman nykyhetkeä pidemmälle. Kiinteästi vain yhtä käyttötarkoitusta varten rakennettu ratkaisu voi osoittautua kalliiksi, jos tarpeet muuttuvat nopeasti. Modulaarisia hyllyjä voidaan laajentaa, siirrettävillä kalusteilla tilan käyttötarkoitusta voidaan vaihtaa ja säädettävät työpisteet sopivat erilaisille käyttäjille.

Muunneltavuudesta on hyötyä myös pienelle yritykselle. Kasvun ensimmäinen ratkaisu ei aina ole muutto suurempiin toimitiloihin. Nykyisestä tilasta saattaa löytyä lisää kapasiteettia muuttamalla säilytystä, järjestämällä työpisteet uudelleen tai poistamalla käyttämättömiä kalusteita.

Suunnittelussa kannattaa tunnistaa myös yrityksen kriittiset työvaiheet. Jos tilaustenkäsittely kasvaa nopeasti, pakkauspisteitä pitäisi pystyä lisäämään ilman koko varaston järjestämistä uudelleen. Toimistossa vastaava tarve voi tarkoittaa mahdollisuutta lisätä työpisteitä tai muuttaa neuvottelutilan käyttötarkoitusta.

Muunneltavuus tuo yritykselle liikkumavaraa. Kaikkia tulevia muutoksia ei voi ennustaa, mutta työympäristön voi rakentaa niin, etteivät tavalliset muutokset vaadi aina suurta remonttia tai kokonaan uusia kalusteita.

Hyvin suunniteltu työtila tukee menestystä pitkässä juoksussa

Toimiva työympäristö syntyy lopulta monista melko yksinkertaisista ratkaisuista. Työvälineiden pitää olla helposti saavutettavissa, kalusteiden sopia käyttäjille ja tavaroiden kulkea tilassa mahdollisimman suoraviivaisesti. Samalla työympäristön täytyy olla turvallinen ja pystyä mukautumaan yrityksen muuttuviin tarpeisiin.

Parannuksia ei aina tarvitse tehdä kerralla. Voit aloittaa seuraamalla, missä työntekijät joutuvat tekemään ylimääräisiä liikkeitä, mitä tavaroita etsitään jatkuvasti ja mitkä työpisteet aiheuttavat eniten käytännön ongelmia. Jo yhden pakkauspisteen uudelleenjärjestely tai paremman säilytysratkaisun hankkiminen voi poistaa toistuvan hidasteen.

Työtilan todellinen arvo näkyy siinä, kuinka hyvin se palvelee yrityksen toimintaa vuodesta toiseen. Hieno toimisto tai suuri varasto ei itsessään tee yrityksestä tehokasta. Menestystä tukee ympäristö, jossa ihmisillä on hyvät edellytykset tehdä työnsä turvallisesti, sujuvasti ja ilman tarpeettomia esteitä.