Jokaisella toimistolla on yksi asia, jota ilman työnteosta ei tulisi mitään. Kyseessä ei ole toimitusjohtaja vaan toimiston tärkein ammattilainen: kahvikone. Tämä väite on helppo todistaa. Kukaan ei huomaa, jos toimitusjohtaja jättää tulematta töihin tai livahtaa kotiin hieman tavallista aiemmin. Mutta yritäpä vain poistaa kahvikone toimiston keittiöstä, niin katastrofi on hetkessä valmis.

Leikki leikkinä, mutta kahvin kanssa ei silti kannata lähteä liikaa leikkimään. Useimmille suomalaisille toimistotyöntekijöille kyseessä on pyhä neste, joka antaa polttoainetta siihen, että työtehtävät saadaan suoritettua kunnialla. Ja kuten tv-sarjoistakin olemme oppineet, toimiston kahvikoneen ympärillä käy aina mukava kuhina. Se on paikka, jossa voi sosialisoida hetken ja napata samalla lisäenergiaa seuraavaa työtehtävää varten.

Näistä lähtökohdista on helppo todeta, että oikean kahvikoneen valitseminen on todella tärkeä työtehtävä. Jos se on sälytetty sinun harteillesi, jatka lukemista. Me nimittäin selvitimme, millainen kahvikone sopii erilaisten toimistojen tarpeisiin parhaiten.

Millainen kahvikone sopii eri toimistotarpeisiin?

Kahvikoneen hankkiminen voi tuntua simppeliltä, mutta hieman enemmän asiaan perehtyessään huomaa nopeasti, että eipä se niin helppoa ollutkaan. Ei sillä, että kahvikone olisi vaikea löytää. Hankalampaa on sen sijaan tehdä valinta monien eri mallien ja konetyyppien väliltä.

Kun selaa hiukan kahvikonekauppojen valikoimia, niin eteen osuu muun muassa kapselikeittimiä, kahvityynykoneita ja monia muita kahviautomaatteja. Mikä näistä nyt olisi se oikea omalle toimistolle?

Vastaus kysymykseen on toimistokohtainen. Uutta kahvikonetta hankkiessaan kannattaa miettiä vastausta muun muassa näihin kysymyksiin, sillä ne vaikuttavat oikean koneen valintaan:

• Onko kyseessä suuri vai pieni toimisto?
• Kuinka moni käyttää konetta päivässä?
• Riittääkö taukohuoneen tai keittiön tila?
• Montako kuppia koneella saa tehtyä samanaikaisesti?
• Miten kahvikone sopii yrityksen brändiin?

Käymme läpi näitä kysymyksiä hieman tarkemmin alla.

Suuren ja pienen toimiston vaikutus

Tärkein kriteeri kahvinkonetta hankittaessa on toimiston koko. Pienelle toimistolle voi hyvin hankkia helppokäyttöisen suodatinkeittimen, joka ei rasita budjettiakaan liikaa. Muita vaihtoehtoja ovat kompakti kapselikeitin tai kahvityynykone. Ne ovat hyviä siinä mielessä, että yhden kupillisen keittäminen on nopeaa ja helppoa. Tuoretta kahvia on siis heti saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan.

Suuremmalla toimistolla voi olla järkevämpää panostaa kapasiteettiin. Esimerkiksi kaksi kuppia kerralla valmistavat isot kahviautomaatit voivat olla harkitsemisen arvoisia. Niissä riittää tilaa tarveaineille, jolloin täyttöväli ei ole liian lyhyt.

Kannattaa analysoida, kuinka moni oikeasti käyttää konetta päivässä. Siitä voi tehdä vaikka pienen kyselyn, jolla kartoitetaan päivässä tarvittavien kuppien määrää. Näin logistiikka ja huolto on helpompi järjestää.

Miten kahvikone sopii yrityksen brändiin?

Jokainen yksityiskohta on yritysmaailmassa tärkeä, ja erityisesti brändistään tarkkojen yritysten tulisi ottaa myös oikean kahvikoneen valinta huomioon. Kahvikoneesta muodostuu monella toimistolla se paikka, jonka ympärille kokoonnutaan tauoilla juttelemaan ja jopa neuvottelemaan. Siksi on esteettisesti miellyttävämpää, että kyseessä on laadukas kahvikone. Kahvikoneen tehtävänä on paitsi keittää hyvää kahvia, myös näyttää hyvältä.

Joissain tapauksissa kahvikone voi olla jopa niin näkyvillä, että se osuu asiakkaidenkin silmään. 90-luvulta asti palvellut sadan markan kahvinkeitin ei silloin välttämättä ole se kaikkein paras valinta. Asiakkaan tullessa toimistolle se ei anna oikeaa kuvaa yrityksestä. Tässä mielessä voi olla täysin perusteltua käyttää kahvikoneeseen jopa tuhansia euroja rahaa. Pienet asiat vaikuttavat joskus yrityksen brändiin yllättävän paljon.

Kahvi parantaa työtehoa – totta vai tarua?

Oikean kahvikoneen valitseminen toimistolle on fiksua myös siksi, että kahvi parantaa työtehoa. Vai parantaako sittenkään?

Tätä väitettä on käytävä hieman tarkemmin läpi. Kahvi ei itsessään tee ihmisistä huipputehokkaita työkoneita, jotka painavat hommia taukoamatta, eivätkä koskaan väsy. Sen sijaan kyseessä on toimiva piriste, joka parantaa työtehoa erityisesti taukojen ansiosta. Kahvin todellinen hyöty piileekin todennäköisesti siinä, että se rytmittää työpäivää sopivalla tavalla.

Esimerkiksi Työterveyslaitoksen työssä palautumisesta kertova oppimateriaali painottaa työn tauottamista yhtenä viidestä tärkeästä asiasta, jotka vaikuttavat työpäivän aikaiseen palautumiseen. Lisäksi yhteiset kahvitauon parantavat työpaikan ilmapiiriä ja yhteenkuuluvuuden henkeä, joka voi näkyä paitsi työntekijöiden hyvinvoinnissa, myös yrityksen tehokkuudessa.

Kahvia haastamaan ovat nousseet erityisesti nuorempien työntekijöiden joukossa energiajuomat, jotka tarjoavat kofeiinibuustin erilaisessa muodossa. Niitä ei kuitenkaan voi hyvällä tahdollakaan kutsua piristävän ohella terveellisiksi. Energiajuomat kun sisältävät väistämättä joko sokeria tai keinotekoisia makeutusaineita, joiden jatkuva nauttiminen ei ole elimistölle hyväksi.

Myöskään yllä mainittu tauotus ei niiden kohdalla päde samalla tavalla, sillä energiajuoma napataan helposti vain mukaan, eikä sitä nautita taukohuoneessa muiden kanssa jutustellen. Jos mahdollista, kannattaa toimistolla siis pyrkimään luomaan kahvinjuonnista suositumpi vaihtoehto. Hyvä kahvi ja viihtyisä kahvittelutila eivät ainakaan vaikeuta tähän tavoitteeseen pääsemistä.

Kahvikoneen huoltaminen ja muut kustannukset

Kahvikoneen todellinen hinta ei rajoitu laitteen ostohintaan. Toimistokäytössä kustannuksia syntyy kahvista, suodattimista, puhdistusaineista, mahdollisista varaosista ja huollosta. Eikä pidä unohtaa sitäkään, että kahvikoneen tehokkuus riippuu myös siitä ajasta, jonka työntekijät käyttävät koneen täyttämiseen ja ylläpitoon.

Hyvän koneen hankkiminen maksaa itsensä takaisin myös siksi, että sen huoltaminen ei ole tarpeen yhtä usein kuin halvemman koneen. Koneen ylläpidon kannalta voi olla hyvä idea kouluttaa muutamia työntekijöitä pitämään koneesta huolta säännöllisesti. Esimerkiksi automaattisen puhdistusohjelman ajaminen aika ajoin on helppoa ja pidentää koneen käyttöikää huomattavasti.

On myös suositeltavaa laskea kahvikoneesta koituvat vuositason kustannukset tarkasti, jotta tietää, millainen kone sopii oman yrityksen budjetille. Nämä kustannukset lasketaan yhdistämällä laitteen hinta, kahvin arvioitu hinta kuukaudessa x 12, suodattimet ja puhdistusaineet. Lisäksi budjettiin kannattaa jättää hieman pelivaraa sen suhteen, että kone vaatii jossain vaiheessa ammattimaisempaa huoltoa.